av Anders Ericson | aug 23, 2016 | Biblioteket og Kommunereformen, Fylkesbibliotek, Trøndelag
Trøndelagsfylkene har nå sammen gitt ut annen utgave av publikasjonen “Trøndelag i tall“. Etter at det nylig ble vedtatt å slå sammen Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag fylker er det behov for å løfte fram felles overordnede mål for regionen. Og ifølge introduksjonen har fylkene som “ambisjon å skape bevissthet om regionens egne kvaliteter og fortrinn og dermed gi et grunnlag for sterkere strategisk samordning”.
Vi har spurt de to fylkesbiblioteksjefene om nytten av denne publikasjonen:
Hildegunn Hestnes i Sør-Trøndelag er opptatt av hva den inneholder i tillegg til bibliotek:
– Den tegner et bilde av demografi, arbeids- og næringsliv, skole, utdanning, bibliotek, kultur, helse med mer i alle kommunene i begge dagens fylker. Beskrivelser og tallmateriale er et godt grunnlag for best mulige tjenester og samarbeidsformer på bibliotekområdet i framtidens Trøndelag. Det er viktig at bibliotekene husker på publikasjonen og alt den forteller om kommunene, når de skal begynne å lete etter fakta om sin kommune, nabokommune osv.
Kristin Storvig i Nord-Trøndelag er også prosjektleder for «Nye kommuner – bibliotek i nye roller»:
– Bibliotekopplysningene i “Trøndelag i tall” er også viktige som synliggjøring av oss for våre aktive og potensielle samarbeidspartnere, slik tallene på andre områder er viktig synliggjøring og kunnskapsgrunnlag for vårt eget utviklingsarbeid på bibliotekområdet. Det som står om bibliotek har kommet fra fylkesbibliotekene, men det er klart at flere tema kunne vært utdypet, for eksempel antall arrangement, fjernlån, prosjektvirksomhet, leseaktiviteter for barn og unge, bibliotek og integrering med mer.
Vi fylkesbibliotekene er jo nå i gang med en prosess der vi skal inn i alle detaljer i de to organisasjonene, og vi skal gjøre vurderinger og foreslå løsninger for en ny, sammenslått bibliotekenhet. “Trøndelag i tall” blir viktig når vi kommer så langt at vi skal tenke konsekvenser og best mulig tilrettelegging for god bibliotekutvikling og gode regionale tjenester også i framtiden.
av Anders Ericson | jul 4, 2016 | Biblioteket og Kommunereformen, Framsida, Fylkesbibliotek
8. juni vedtok Stortinget at Nord- og Sør-Trøndelag fylker skal slås sammen og bli et operativt Trøndelag fylke fra 1. januar 2018. De to fylkesbiblioteka har i første omgang fått i oppgave å beskrive og vurdere bibliotekområdets nåværende organisering, oppgaveportefølje, ressursbruk og kompetansebehov, men skal raskt følge opp med å planlegge framtida sammen.
– Med utgangspunkt i beskrivelsen vår av situasjonen i dag, skal vi innen 1. februar 2017 levere alternative forslag til framtidig organisering av bibliotekområdet. Dette annonserte de to fylkesbiblioteksjefene på fagforumet biblioteknorge torsdag denne uka. Ifølge mandatet deres har arbeidet som mål å sikre at den felles bibliotekenheten skal kunne tilby best mulige tjenester i et samlet Trøndelag.
Vi har bedt dem om å utdype litt:
– Det har vel vært mye samarbeid i lang tid allerede mellom dere. Hva kan likevel bli de største utfordringene? De to fylkene er jo ganske ulike på noen områder. Ikke minst har sør en virkelig storby etter norsk målestokk, mens i nord er byene og de bymessige tettstedene mye mindre.
– Samarbeidet vi har hatt på tvers av fylkesbiblioteka i mange år har stor betydning nå når vi skal planlegge for sammenslåing, forteller Kristin Storvig, fylkesbiblioteksjef i Nord-Trøndelag. – Vi har et tillitsforhold, og vi tror kunnskapen vi har om hverandres sterke sider blir godt å ha med i prosessen. Men vi må selvfølgelig være forberedt på utfordringer når det gjelder ulikhetene oss imellom. Vi tror kanskje ikke tilknytningen til Trondheim blir den største utfordringen. Trondheim er også i dag storbyen for hele Trøndelag, og et kraftsentrum også når det gjelder bibliotekutvikling.
– I Nord-fylket har vi mange spennende erfaringer med bibliotekutvikling også i de minste kommunene i de store nettverksprosjektene: Namdalsbibliotekene, Litteraturhus Nord-Trøndelag og Nord-Trøndelag leser.
Helhetstenking
– I sør-fylket har vi primært ikke satset på så omfattende nettverksprosjekt, men hatt fokus på prosjekter som har omfattet mange, om ikke alle, folkebibliotek, sier Hildegunn Hestnes som er sjef for fylkesbiblioteket der. – Det omfattende planarbeidet vi har gjennomført i sør har derimot inkludert, engasjert og ansvarliggjort alle folkebibliotek og videregående skolers bibliotek, store som små.
– Til tross for ulike tilnærminger mener vi erfaringene med bibliotekutvikling i kommunene, og med et langvarig samarbeid fylkesbiblioteka mellom, gir et solid utgangspunkt for god kommunikasjon og jobbing med felles mål. Vi ser likevel at det kan bli utfordrende å ta med nettverkstenkingen, engasjementet og samarbeidet inn i et så stort fylke som Trøndelag nå blir. Her må vi tenke helhet – og finne den best mulige måten å arbeide helhetlig på.
Ulike fjernlånsordninger
– De siste ti-åra har norske fylkesbibliotek blitt mindre ensarta og prioriterer en del forskjellig. Hvordan er det hos dere?
– I nord et det nylig gjennomført et stort utredningsarbeid for å komme fram til en bærekraftig organisering av fjernlån, litteraturhusaktivitet og bibliotekutvikling, forteller Kristin. – De fem nordtrønderske bykommunene med mellom 13 og 22 tusen innbyggere representerer viktige ressurser for biblioteknettverket og har blitt enda viktigere samarbeidspartnere for fylkesbiblioteket etter desentraliseringen av regionale fjernlånsoppgaver. Nord-Trøndelag har videre en egen klassesettsamling, som drives i samarbeid med Ytre Namdal videregående skole.
– I Sør-Trøndelag fylkesbibliotek er personalet og mediesamlinga i samme bygg som Trondheim folkebibliotek, og vi driver fortsatt en aktiv fjernlånstjeneste, følger Hildegunn opp. – Fylkesbiblioteket oppmuntrer parallelt folkebiblioteka til økt lån seg imellom, noe som selvsagt betinger en god samlingsutvikling. Fylkesbiblioteket legger også opp til at biblioteka i økende grad skal rette forespørsler om lån til Nasjonalbibliotekets avdeling i Mo i Rana. Sør-fylket har ressurser direkte dedikert til lesesett til skolene – en tjeneste vi driver i godt samarbeid med Trondheim folkebibliotek. Og forrige dagen, 30. juni, bestemte styret i Litteraturhuset i Trondheim at de flytter inn i Kunsthallen, som ligger i tilknytning til Trondheim folkebibliotek og fylkesbiblioteket. Dette kan borge for et godt samarbeid om arrangement og litteraturformidling i hele Trøndelag.
De to fylkesbiblioteksjefene er enige om at et viktig spørsmål framover blir i hvilken grad de skal gå videre med ulike former for tilrettelegging i ulike deler av storfylket. Dette blir en del av den framtidige distriktspolitikken. De mener det vil være naturlig å løfte fordelingen av ressurser og ulike former for tilrettelegging til politisk behandling før omfattende endringer gjøres.
Bokbussløft?
– Kan en sammenslåing bety økt satsing på mobile bibliotektjenester i det nye fylket?
– I dag har Verdal i Nord-Trøndelag egen buss, og fem kommuner i Nord får besøk av sørsamisk bokbuss fra Nordland, med tilskudd fra fylkeskommunen, sier Kristin. – Mens hos oss i sør er Kultur- og bibliotekbussen delvis finansiert av Sametinget, tilføyer Hildegunn, og den har et særskilt ansvar for å spre informasjon om samisk kultur, litteratur og historie til alle. Den kjører nå i tolv kommuner i sør, og til sørsamiske stopp i Engerdal kommune i Hedmark. Bussen har gjennom årene hatt ulike oppdrag og prøvekjøring i Nord-Trøndelag, men starter høsten 2016 opp med regulær rutekjøring i Levanger og Namsos og Namdalseid.
– Økt satsing på mobile bibliotektjenester i det nye fylket er en spennende tanke, mener fylkesbiblioteksjefene. – Men det forutsetter betydelig budsjettøkning, og en satsning på bokbuss bør ikke gå på bekostning av utviklingsarbeid og tjenester som kan styrke de lokale biblioteka.
Avslutningsvis understreker de to hvor viktig det er at det tillitsforholdet de lokale biblioteka har til fylkesbiblioteka i dag må videreføres og styrkes når det blir ett fylkesbibliotek i det nye fylket.
Som grunnlag for vedtaket om fylkessammenslåing ligger de to fylkeskommunenes vedtak av 27. april, og Kommunal- og moderniseringsdepartementets Prop. 130 LS (2015–2016) datert 20. mai.
av Hildegunn Hestnes | jan 7, 2016 | Avtaler, Biblioteket og Kommunereformen, Biblioteksystemer, Kommunereformen, Spørsmål og svar
Prosjektet har fra Trondheim folkebibliotek fått noen spørsmål knyttet til status for kommunesammenslåing i Sør-Trøndelag, særlig da relatert til Trondheim. Vi har fra Trondheim folkebibliotek også fått spørsmål om bibliotekenes IT-avtaler ved evt. sammenslåinger. Dette er aktuelt i og med at avtaler innenfor databaser, tilganger, lisenser, biblioteksystem kan være basert på folketall og/eller antall samtidige brukere. Videre fordi kommuner som skal slå seg sammen kan ha ulike biblioteksystemer. Systemene kan være delvis integrert og avhengige av hverandre, f.eks. når det gjelder e-brev-løsning, SMS-tjeneste, automater, sorteringsanlegg, alarmportaler, ERP-system for fakturaproduksjon og kreditering, publikumsmaskiner, trådløst nett, meråpent bibliotek og e-bokløsning. En annen mulig utfordring er at Trondheim folkebibliotek driver biblioteksystemet for drøyt 50 grunnskoler i kommunen, hvor tilgangene er basert på en kombinasjon av antall databaser/skoler og samtidige bruksretter.
Trondheim folkebibliotek sier videre: “Som kjent kan ikke eksisterende avtaler/kontrakter normalt videreføres ved kommunesammenslåinger. Oppsigelse av avtaler og anbudsrunder er sannsynlige konsekvenser som det bør arbeides med på et så tidlig tidspunkt som mulig, for å ha god tid til å få på plass nye løsninger og avtaler.” Videre at leasingavtaler er spesielt rigide og kostbare å kjøpe seg ut av. Ettersom maskinvare og programvare henger sammen, kan f.eks. programvare være installert i miljø på leaset utstyr (servere, PCer, MF-maskiner), hvor endringer i avtalen på programvaren påvirker avtalene på utstyret det er installert på.
Spørsmålene omfatter også den evt. sammenslåing av Nord- og Sør-Trøndelag fylker, og om dette kan ha betydning for biblioteksystemene ved fylkesbibliotekene. Videre: “… det blir spennende å se hva som kommer først: Kommunesammenslåing, fylkessammenslåing eller nytt biblioteksystem, eller alle tre samtidig. Vi må trolig ta høyde for at alle tre kan og bør komme samtidig.”
Svar fra prosjektet: Vårt inntrykk, merk inntrykk, etter å ha fulgt lokalavisene utover høsten, er at Klæbu er den av kommunene rundt Trondheim som har vist størst interesse for sammenslåing. Nyvalgt ordfører i Klæbu skriver i oktober 15 dette til ordfører i Tr.heim : «Formannskapet i Klæbu – som er styringsgruppe for arbeidet med kommunereformen – drøftet i sitt siste møte status for reformarbeidet, og konkluderte med at det nå foreslås å opprette kontakter på politisk nivå, med formål å undersøke hvordan politisk ledelse i Trondheim ser på prosess og tidsplan videre med kommunereformen i Trondheimsregionen.» Vi har ikke sett tilsvarende innstilling fra andre nabokommuner. Rent generelt: Diskusjonene og vurderingene om sammenslåing går fortløpende i de fleste kommunene – de som sitter i kommunene er de nærmeste til å vite noe om prosessene i egen kommune.
Når det gjelder It-avtaler tenker vi at det mest naturlige er at allerede eksisterende avtaler videreføres i en overgangsperiode, men at de tilpasses i den grad det er nødvendig og mulig. Altså at tilbyder og kjøper blir enige om tilpasninger, uten at dette er brudd på anbudsreglene. Dette kan selvsagt være en utfordring. Full oversikt over eksisterende avtaler, og konsekvenser ved endring / overgangsordninger, opphør, nye anbud er svært viktig. Faktorer til vurdering: Økonomi / tekniske begrensninger og muligheter, antall brukere og samtidige brukere, brukervennlighet mm. I noen tilfeller er det kanskje ikke mulig å tilpasse en avtale til å omfatte større enheter / andre systemer.
Ved vurdering av tilpasninger av eksisterende avtale/r kontra nytt anbud, må en ha med seg at anbud vil medføre etableringskostnader som man kan unngå ved reforhandling. Det kan selvsagt også komme på kostnader ved reforhandlinger. Prismodellene går gjerne på antall brukere/innbyggere eller på samtidige brukere og det er sannsynlig at kommunene kan få på plass rimeligere avtaler som større enheter. Sentraldriftkostnadene bør også gå ned. Samtidig: Flere lisenser synes naturlig, og det koster. Om det blir en total prisøkning pga flere innbyggere, altså som overstiger prisen per kommune nå, er vanskelig å si generelt. Da må en gå inn på hver avtale, se på omfang og regne på hva det vil koste ut fra eventuell kommune en skal slås sammen med. Og – det er jo langt fra klart.
For å sikre at bibliotekets samlinger og ressurser er mest og best mulig tilgjengelig gjennom hele prosessen, må bibliotekleder i hver kommune sette seg godt inn i «sine» avtaler, se de tekniske utfordringene og mulighetene, vurdere økonomi, nytte, viktige punkter og praksis ved reforhandlinger / oppsigelse av avtale. De må altså legge en plan for hvordan biblioteket skal agere ved evt. sammenslåing – både når det gjelder biblioteksystem og tilganger, og øvrige tjenester. Det er generelt god kontakt mellom bibliotekene i fylket, det skulle borge for gode samtaler og god planlegging mellom de sannsynlige partnerne.Hvis en velger / kan vente med nytt anbud til det kommer iflg naturlig syklus, er det viktig å være ute i god tid. Dette for å sikre at alle faktorer og behov i ny kommunestruktur blir med.
Når det gjelder spørsmål knyttet til eksisterende avtaler/kontrakter og muligheten for videreføring ved kommunesammenslåinger, vil vi tro at det for mange leverandører vil være mest forutsigbart å videreføre avtalene inntil oppsigelsestiden. Alt skjer ikke fra en dag til den neste ved kommunesammenslåinger, videreføring og evt. overgangsordninger / tilpasninger innen eksisterende avtaler høres naturlig ut. Igjen, en må gå inn i hver enkelt avtale for å se hvilke muligheter og begrensinger som ligger der. Vi vil tro at mange leverandører også er interessert i å komme fram til midlertidige ordninger / endring av avtale, framfor oppsigelse og ny anbudsrunde før naturlig syklus.
Når det gjelder en eventuell fylkessammenslåing, har ikke lenger Nord-Trøndelag operative oppgaver i et fysisk bibliotek. Slik har de heller ikke lenger et biblioteksystem. Dette blir altså ikke en faktor ved en evt. sammenslåing av fylkene.
Når det gjelder spørsmålsstillers tanker rundt hva som kommer først, kommunesammenslåing, fylkessammenslåing eller nytt biblioteksystem, eller alle tre samtidig, mener vi at harmonisering av kommunesammenslåing, fylkessammenslåing og nytt biblioteksystem ikke virker sannsynlig. Og heller ikke naturlig.
av Anders Ericson | nov 24, 2015 | Framsida
Ett av temaene i ukas papirutgave av Kommunal Rapport er flersenterkommunen. Det tas utgangspunkt i Lolland i Danmark. Her ble sju kommuner slått sammen til én, og journalisten spør:
“Men hvor skulle rådhuset ligge? Svar: Ingen steder. Kommunen spredte seg på åtte adresser i tre kommuner, de tre største. Sentrene i de fire minste sliter. Kommunen støtter landsbyildsjelene som vil noe. Steder uten ildsjeler tørker inn. Det var politikerne som kom fram til denne flersenterkommunen. Kommunale arbeidsoppgaver blir spredt utover kommunen. Mange kommunale bygg kan fortsettes å brukes. Lurt?”
Så ses Lolland i sammenheng med Trøndelag, der sammenslåing av Nord- og Sør- er et hett tema: “Det høres utvilsomt merkelig ut at politisk ledelse skal sitte for seg selv i Trondheim, mens administrasjonen skal sitte 120 km unna i Steinkjer. Tenk så mange ganger om dagen disse trenger å snakke sammen. Moderne teknologi kan løse mye, men det må da bli fryktelig upraktisk? Likevel var politikerne godt fornøyde da de la fram intensjonsavtalen. Dette var en politisk løsning alle kunne leve med. Eller – vi får se hva høringsrunden sier”.
Kommunal Rapports ukentlige papirutgave og nettutgaven er uten tvil den viktigste kanalen for løpende nyheter om og analyser av den pågående kommunereformen. Problemet for mange er likevel at med unntak av overskrifter, ingress og noen få linjer av teksten har bare abonnenter nettilgang. Denne lederartikkelen var tilgjengelig i sin helhet, men den store reportasjen fra Danmark er det ikke. En mulighet er å høre om det lokale biblioteket har et abonnement, eller kanskje kan tegne et så lenge debattene om sammenslåing pågår. Dessuten er Kommunal Rapport tilgjengelig på avistjenesten A-tekst. Les mer om tilgang på nyheter i seksjonen Nyheter og debatt her på portalen.
