Fra 1.1.2020 får vi 47 nye kommuner i Norge. Når dagens 422 kommuner skal bli til 356 berører det 117 kommuner, og 117 bibliotek. Noen av disse kommunesammenslåingene er allerede kommet i gang fra 1.1.2018, andre har kommet langt i samtalene, og noen har bare begynt.

I denne teksten skal jeg reflektere over den bibliotekfaglige prosessen samlingsutvikling, og se på hvordan den berøres av kommunesammenslåing. Mitt utgangspunkt er at kommunesammenslåing bør gi oss bedre, tydeligere og mer reflekterte bibliotek.

Samlingsutvikling handler om analyser av brukerne, analyser av samlingen, om beslutninger som gjøres på grunnlag av disse analysene, og om gjennomføring.

Hva er samlingsutvikling?

Samlingsutvikling defineres som en «prosess som beskriver utvikling av bibliotekets samling, hvor analyse av behov, utvelgelse, tilvekst (bestilling og kjøp), tilgjengeliggjøring (klassifikasjon / katalogisering), formidling, kassasjon mm inngår».

I praksis betyr det at samlingsutvikling er nesten alt vi gjør i biblioteket, før låneren kommer inn av døra. Det meste av dette er rutinebasert, men mitt inntrykk er at det er stor variasjon mellom bibliotekene når det gjelder dette: noe er nedskrevet, noe er uskrevet men solid innarbeidet i kollegiet, mens noe foregår etter skjønn og impuls.

Det er nok stor forskjell på bibliotekene i graden av dokumenterte rutiner, og sannsynligvis er det de bibliotekene som har flest ansatte som har de tydeligst formulerte rutinene. Det er helt naturlig. I forbindelse med kommunesammenslåing vil vi derfor blant annet møte disse problemstillingene når kommuner med enmannsbibliotek slås sammen med større kommuner.

Lis Byberg sier at samlingsutvikling «er makroperspektivet, der medievalg er mikroperspektivet.» «Der medievalget forholder seg til enkelttitler og kvalitet, i vid bemerkelse, dreier samlingsutvikling seg i stor grad om emner, grupper av titler og om kvantitet.» (Sitert fra artikkelen «Brukeren i sentrum – noen utviklingstrekk i folkebibliotekenes samlingsutvikling» i antologien Velge & vrake, redigert av Åse Kristine Tveit, utgitt av Biblioteksentralen 2006)

I mine øyne er omløp i delsamlinger et av de viktigste analysegrepene man kan gjøre. Ved å se på hva som er mest og minst utlånt, relativt sett, har du et grunnlag for å tilpasse mediesamlinga til den faktiske og forventede bruken.

En delsamling kan være mange forskjellige ting. De mest åpenbare delsamlingene er de som defineres av medietyper (lydbøker, dvd) og av bibliotekstatistikkenes firedeling av boksamlinga: barn/voksen – fagbøker/skjønnlitteratur. Men det er mange andre delsamlinger som kan være verdt å studere: hvordan fungerer krimhylla, reisehåndbøkene, fantasy, håndarbeidsbøkene? Det varierer litt mellom Mikromarc og Bibliofil hvilke data du kan hente ut fra systemet om omløp i delsamlingene, men hovedinntrykket er at det er mye mer som kan hentes ut enn det du tror, og systemet har mange svar – hvis du klarer å formulere spørsmålene.

Strategiske valg

På sitt beste handler samlingsutvikling om å gjøre bevisste valg, basert på gode analyser av lokalsamfunnets demografi (befolkningssammensetning), behov og strategier. Da blir samlingsutvikling en konkret og utøvende del av kommuneplanen og bibliotekplanen. Her er noen stiliserte eksempler:

• «Vårt bibliotek betjener en ung befolkning hvor mange har fagbrev og industriarbeid, mens få har høyere utdanning. Det betyr at vår mediesamling må være folkelig, med vekt på barnelitteratur og litteratur for foreldre.»
• «Vårt bibliotek betjener en kommune med fraflytting og økende snittalder. Kommuneplanen legger vekt på naturbasert og reiselivsbasert bygdeutvikling. Det betyr at vi må prioritere noen nisjer av faglitteratur, og at vi har mange godt voksne brukere. Vi har imidlertid blitt bedt om å være en del av et barnevennlig nærmiljø for å friste tilflyttere; det betyr mer barnelitteratur enn utlånet egentlig tilsier.»
• «Vårt bibliotek betjener en liten høyskoleby med mange kvinnedominerte studier. Vi har mange studenter og mange høyskoleansatte blant våre brukere, og ‘attraktivt studentmiljø’ er viktig i kommuneplanen. Det betyr at vi må ha et ungt og moderne medietilbud.»

På det jevne vil samlingsutvikling ofte handle om å betjene de lånerne som allerede har etablert seg som bibliotekets faste lånere, og om å skaffe de mediene som er etterspurt, og som forventes å bidra til høyest mulig utlån.

På sitt mest ubevisste kan samlingsutvikling være en forlengelse av bibliotekarens egne preferanser og interesser. Dette betyr ikke nødvendigvis at biblioteket blir mindre brukt, men at det segmentet som bruker biblioteket er de som har felles interesser med bibliotekaren.

Fra det strategiske til det tekniske

La oss si at samlingsutvikling begynner med å analysere lokalsamfunnet og legge en plan for videre utvikling av for bibliotekets mediesamling.

Dette må konkretiseres med en innkjøpspolitikk. Hva skal vi kjøpe mest av? Ingen bibliotek kan kjøpe alt, men alle kan velge hva de vil være gode til. Videre må det også konkretiseres med beslutninger om hvordan mediesamlinga skal presenteres: om delsamlinger, eventuell kategorisering og om hvordan delsamlingene skal organiseres i rommet.

En annen del av grunnlaget er analysen av den foreliggende mediesamlinga: hvordan brukes den? Hvis du har gode katalogdata kan du hente ut ulike typer statistikk. For eksempel

• om hvilke bøker som står i ro
• hvilke delsamlinger som lånes mest, og har høyest omløpshastighet
• hvilke delsamlinger som har høyest gjennomsnittsalder

Og til slutt fører dette selvsagt fram til omplassering og/eller kassering. For vi må erkjenne at det er bare tre sluttmuligheter for ei biblioteksbok etter et langt liv på hyllene: tapt/skadet, kassert, eller å tilhøre den lille 1% som går inn i bibliotekets langsiktige samling. Men de tekniske sidene ved kassering, og behovet for tilstrekkelig volum på kasseringsarbeidet kan vi snakke om en annen gang.

Fra selvstendige bibliotek til én felles strategi

Det meste jeg hittil har sagt, gjelder alle bibliotek, uavhengig av kommunereform. Men hva skjer med bibliotekene når kommunene slås sammen?

De fleste av de kommunene som slås sammen har bibliotekarer som er vant til å samarbeide med hverandre. Men det er forskjell på samarbeid mellom uavhengige enheter, og samarbeid innenfor samme enhet og med én felles ledelse. Det vil nok mange oppdage.

Når jeg snakker om å «slå sammen bibliotek» mener jeg i denne sammenhengen ikke å legge ned bibliotekavdelinger og slå sammen avdelingenes samlinger og personale til én avdeling. Jeg snakker om at bibliotekavdelinger som tidligere har vært lokalt ledet skal samles under én felles ledelse og én felles strategi.

Når bibliotek skal slås sammen er det mange ting man trenger å snakke om. Siden denne teksten handler om samlingsutvikling skal vi hoppe over spørsmål om låneregler, profilering og markedsføring, og andre spørsmål som kan diskuteres ved en annen anledning.

Det første er å ha en felles forståelse av den nye kommunens befolkningssammensetning og kommuneplanens (og/eller sammenslåingsdokumentets) mål. Kanskje det er ulik befolkningsstruktur i de ulike delene av ny-kommunen!? Da må disse forskjellene diskuteres. Kanskje skal det være forskjellige målgrupper/brukergrupper i de forskjellige avdelingene? Og derfor ulik profil på mediesamlinga? Snakk om det. Bli enige.

Hvordan skal magasinet («boklageret», for dere som ikke snakker biblioteksk) innrettes? Skal det være magasin i alle avdelinger, eller skal dere ha et felles bokmagasin i ny-kommunen? Det er neppe nødvendig å ha klassikerne i beredskap på flere bibliotekmagasin i kommunen. Hvordan blir forresten transportmulighetene internt i kommunen?

Men selv om dere velger å ha ulike målgrupper/brukergrupper for de forskjellige avdelingene, er det viktig å ha felles rutiner, felles standarder, og felles forståelse. Hva betyr det å «satse på eldre» som målgruppe? Tror vi at tegneserier er et effektivt virkemiddel for å gjøre biblioteket mer attraktivt for ungdom? En av de tydeligste effektene av en kommune- og biblioteksammenslåing er at dere får et større fagmiljø for å drøfte slike spørsmål. Dere kan være enige om at «filial A» skal ha et utvidet ungdomstilbud og at filialstyreren der blir deres «ungdomsekspert», men dere må ha åpne diskusjoner i plenum om hvordan dette skal innrettes, og beslutninger som er formulert og forankret i kollegiet og ledelsen. Filialstyreren skal opptre på vegne av hele biblioteket.

Og da er vi ved selve poenget. Hvis denne teksten skal oppsummeres i én setning, så kommer den her: dere må snakke sammen, og sette ord på hva dere vil gjøre, og hvordan dere skal gjøre det. Det kan være litt pes i starten, å måtte forklare for de andre det som er innlysende selvsagt for deg. Men jeg tror at ting stort sett blir tydeligere og bedre når de blir drøftet med flere.

Tenk høyt sammen. Still oppklarende spørsmål. Vær villige til å si det samme med andre, nye ord. Vær villige til å tenke nytt, og til å tro at ting kan bli bedre. Det kan de som regel.

Og spør gjerne fylkesbiblioteket om å delta i disse samtalene. Kanskje vi har noen gode ideer. Eller kanskje det bare er lettere å snakke sammen når det er en tredjepart sammen med dere.

Ulike strukturer og ulike prosesser

Det er flere ulike strukturer i bibliotekene og kommunene som slås sammen. Noen steder er det små bibliotek med mindre enn ett årsverk som slås sammen med større bibliotek med flere årsverk (f.eks. Namdalseid og Fosnes med Namsos). Andre steder er det flere bibliotek av noenlunde lik størrelse som slås sammen (f.eks. Ørland og Bjugn), eller mellomstort og lite (Hemne og Halsa). Prosessene blir både like og ulike for hver ny prosess.

En sannsynlig, forenklet antagelse er at en sammenslåingsprosess med liten + stor handler om å venne det lille biblioteket til at strategier og praksis må være formelle og forankret i diskusjoner og beslutningsprosesser. Det store biblioteket må på sin side lære at prosessene må være mer formelle og møtebasert; vi kan ikke lenger endre strategier fordi tre personer på hovedbiblioteket får en idé sammen i lunsjen.

En lignende forenklet antagelse er at en sammenslåingsprosess med liten + liten handler om at begge må lære at strategier og rutiner må formaliseres. De trenger ikke være unødvendig byråkratiske, men de kan ikke lenger bare finnes i biblioteksjefens hode; de må være formulert, diskutert og avtalt.

Fra strategi til gjennomføring

Noe er ikt-teknisk, og gjelder sammenslåing av katalogene. Det skal jeg ikke bruke mye tid på her. Men det er sannsynlig at dere vil bli overrasket noen ganger, når dere sammenligner katalogene på jakt etter lokale spesialløsninger. Selv husker jeg fra min tid som biblioteksjef at jeg lenge katalogiserte historielagets årbok som én bok, og de ulike årgangene som eksemplarer av denne boka. Det er ikke mitt lyseste øyeblikk, bibliotekfaglig sett.

Når det blir hett mellom dere på grunn av slike rariteter, så bør dere minne hverandre om at de aller fleste katalogpostene deres er helt identiske og lett kompatible. Det er grenser for hvor mye adrenalin man skal bruke på den siste lille prosenten av katalogposter, den med rusk.

Noe er analytisk, og gjelder bruken av katalogenes statistikkmuligheter. I en ideell verden skal det være samsvar mellom merking på bokryggen, hylleskilting og katalogpostens signaturfelt; og det skal være god standard på katalogpostens skjulte tagger – de med statistikkinformasjon. Da kan katalogen brukes til statistiske formål: omløp i delsamlinger.

Livet har lært meg at det sannsynligvis er noen bibliotek som ikke har orden på dette. Det betyr at kassering i dette biblioteket må gjøres etter andre kriterier og større grad av skjønn.

Noe er praktisk, og gjelder tilpasning av samlingene til ny virkelighet. Kassering, med andre ord. Dette er i og for seg ikke en obligatorisk del av en kommune- og biblioteksammenslåing. Med mindre noen bibliotekenheter blir lagt ned og samlinger skal slås sammen, er det ingen tvingende grunn til å kassere mer enn vanlig før 1.1.2020. Men samtidig er det også noe gode grunner til å bruke omstilling til å ta flere grep: En ferdig trimmet boksamling er en god medgift, og samarbeid om å kassere kan være med på å gi kunnskap om den andre avdelingens boksamling.

Noe er operativt, og gjelder nye rutiner. Hvem skal kjøpe inn? Hvem skal ta beslutningene om overordnet innkjøpspolitikk? Hvem skal katalogisere? Hvilke aldersinndelinger har vi?

Jeg ser for meg at mange tidligere biblioteksjefer ønsker å beholde en form for delvis styring over medieinnkjøp til sin avdeling. Dere må selvsagt diskutere om det er en god idé. Men jeg regner med at vi er enige om at mediebudsjettet må fordeles på avdelinger ved begynnelsen av året. Derfra er det kanskje ikke så langt til å være enige om at den som jobber på avdelingen må få være med på å avgjøre hva det er mulig å formidle og låne ut. Vi kan kalle det tilstrekkelig lokal myndighet. Men når det er sagt, mener jeg også at det må være et felles, helhetlig innkjøp i kommunens bibliotek; så det må finnes en balanse her.

Forbehold: Dette er en signert bloggtekst med personlige refleksjoner. Disse tankene er ikke nødvendigvis fylkesbibliotekets politikk.

Alle bildene er tatt av Inga Frøseth Rossing; under en fotorundtur i nordtrønderske bibliotek i 2014.